Libri sociali e contabili dell’associazione

 

Dopo la costituzione dell’associazione, questa deve tenere dei libri sociali e dei libri contabili. La vidimazione dei libri, non obbligatoria, è importante perché prova il numero di pagine di ciascun libro e ne garantisce la non sostituibilità. Numerazione e bollatura dei libri viene effettuata dalla Camera di Comercio competente per territorio.

frecciaLibri sociali
L’associazione può tenere i propri libri sociali secondo vari criteri: fogli scritti a computer, schedari o appositi libri rilegati.

Il libro dei soci ¦ Questo libro deve contenere i dati anagrafici dei soci, cioè nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e residenza ed è importante per identificare i soci che possono intervenire alle assemblee. L’associazione che raccoglie i dati dei propri soci senza comunicarli ad enti esterni non è tenuta a richiedere il consenso scritto dei soci. Altresì se l’elenco viene ceduto ad enti esterni o comprende dati “sensibili” è necessario che l’associazione acquisisca il consenso scritto.

Il libro dei verbali delle assemblee dei soci ¦ Questo libro deve contenere le relazioni delle assemblee, iniziando dall’atto costitutivo e dello statuto dell’associazione. Si ricorda che l’assemblea ordinaria deve essere tenuta entro il termine previsto dallo statuto, che solitamente non supera i quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale, per l’approvazione del bilancio dell’associazione. Le assemblee straordinarie solitamente vengono convocate per le modifiche dello statuto o per lo scioglimento dell’associazione. Presidente e Segretario devono firmare il verbale. Per dimostrare la presenza effettiva dei soci all’assemblea è necessario allegare al verbale un foglio firmato dai partecipanti.

Il libro delle riunioni del Consiglio Direttivo ¦ Questo libro deve contenere le relazioni (argomenti trattati e decisioni adottate) delle assemblee del Consiglio Direttivo. Presidente e Segretario devono firmare il verbale, che deve indicare se le delibere sono state prese all’unanimità o a maggioranza.

Il libro dei verbali del Collegio dei Revisori ¦ Se tra gli organi dell’associazione è compreso quello del Collegio dei Revisori, esso ha la possibilità di compilare dei verbali per certificare la propria attività di controllo. Il bilancio dell’associazione deve essere accompagnato dal verbale del Collegio dei Revisori.

frecciaLibri contabili
Per la tenuta di una contabilità organizzata e trasparente l’associazione deve tenere i libri contabili con modalità diverse a seconda degli obblighi contabili e della tipologia associativa. Per la compilazione del bilancio è necessaria la tenuta del “Libro giornale” dove vengono annotate secondo l’ordine cronologico tutte le operazioni svolte dall’associazione nelle “entrate” o nelle “uscite” (principio di cassa).

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