COME COSTITUIRE UNA ASSOCIAZIONE
I Centri di Servizio per il Volontariato nascono con l’obiettivo di supportare, sostenere e qualificare le organizzazioni di volontariato e più in generale essere agenti di sviluppo del volontariato e della cultura della solidarietà.
Le Associazioni rientrano nella categoria degli Enti Morali e trovano scarsa disciplina legislativa in pochi articoli del Codice Civile; tuttavia il tema del riconoscimento degli Enti Associativi e delle Fondazioni è stato riformato di recente con il DPR 361/00.
Gli elementi fondamentali di un’Associazione sono le persone, lo scopo e, in alcuni casi, il patrimonio. Negli Enti Associativi l’elemento essenziale è costituito dalle persone che associandosi definisce uno scopo comune ideale, base dell’Ente Associativo che si va costituendo. Questo elemento, nell’ottica del rispetto primario della volontà dei partecipanti, risulta sempre modificabile dalla volontà degli Associati. Nelle Associazioni il patrimonio non è sempre essenziale, tanto che esistono Associazioni non riconosciute che, per legge, possono tranquillamente esserne prive.
La principale fonte giuridica che regola la vita di un’Associazione è lo Statuto e/o Atto Costitutivo dell’Ente: un atto tra privati che ha natura di contratto, cioè un accordo con il quale le parti esprimono la volontà di realizzare un interesse comune a tutti coloro che partecipano all’associazione. Il contratto fa in modo che l’associazione stessa possa essere intesa come una formazione sociale, organizzata in forma stabile e collettiva. Il contratto di Associazione è perciò il riferimento principale per determinare diritti e doveri degli Associati. Altre fonti normative pubbliche che si sono succedute negli anni hanno risposto soprattutto all’esigenza di inquadrare determinate Associazioni in categorie di Enti che potrebbero costituire particolari relazioni con il Sistema Pubblico. E’ importante sottolineare che non esiste alcuna norma che possa negare la libertà di associarsi.
Esistono due grandi categorie di Associazioni: riconosciute e non riconosciute. Le prime trovano disciplina generale negli articoli che vanno dal n. 14 al n. 35 del Codice Civile, la stessa delle Fondazioni. Questa identità di disciplina trova fondamento nel rilievo primario che ha il patrimonio per il riconoscimento giuridico. Queste Associazioni con il riconoscimento giuridico ottengono la possibilità di agire in proprio e di acquisire autonomia patrimoniale. Le Associazioni non riconosciute invece rispondono delle obbligazioni sia con il proprio patrimonio che con i beni degli amministratori e di chi abbi agito in nome e per conto dell’Associazione.
Per costituire una associazione è indispensabile essere almeno un gruppo di persone. Una volta decisa la costituzione si rende necessario convocare una Assemblea di Costituzione tra i soggetti interessati per discutere e approvare l’Atto Costitutivo e lo Statuto.
Nell’Atto Costitutivo, dal punto di vista del contenuto, è necessario indicare:
- Tempo e luogo in cui è redatto l’atto e formalmente si costituisce l’Associazione
- Nominativi dei soci fondatori
- Denominazione dell’Associazione
- Nominativi dei primi componenti degli organi associativi
ELEMENTI COSTITUTIVI
I SOCI
Il Socio è formalmente colui che aderisce al contratto di Associazione. L’Atto costitutivo o lo statuto di qualsiasi Associazione deve indicare, a norma dell’art. 16 del Codice Civile, le condizioni per l’ammissione degli associati. La possibilità di associarsi deve essere garantita a coloro i quali possiedono i requisiti richiesti dallo Statuto e ne facciano apposita richiesta di Associazione.
GLI ORGANI:
Per Organo di un’Associazione si intende quello che garantisce la possibilità di individuare momenti rappresentativi della vita dell’ente, interni ed esterni, in cui una pluralità di persone (Assemblea) ed anche singoli individui (Amministratori) hanno facoltà, per determinate competenze, di rappresentare l’intera Associazione. Gli organi necessari sono: l’Assemblea e gli Amministratori. Esistono poi organi eventuali come il Revisore dei Conti o relativo Collegio, il Segretario e il Collegio dei probiviri.
L’ASSEMBLEA
E’ l’organo composto dall’insieme di tutti i soci, perciò tutti gli associati hanno diritto di parteciparvi; questo diritto è insopprimibile. Gli amministratori dell’Associazione hanno il potere-dovere di convocare l’Assemblea almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio. Tuttavia anche gli associati hanno la facoltà di chiedere la convocazione con richiesta motivata da parte di almeno un decimo di essi. Solitamente è lo Statuto che definisce le modalità che riguardano la convocazione. L’Assemblea ha competenza propria, non affidabile ad altri organi, per alcune materie come le modificazioni dell’Atto Costitutivo e dello Statuto, la nomina e la revoca degli Amministratori, l’approvazione del bilancio consuntivo annuale e lo scioglimento anticipato dell’Associazione.
ORGANO AMMINISTRATIVO
L’Organo Amministrativo di un Ente può essere denominato in diversi modi: Consiglio di Amministrazione oppure Consiglio Direttivo. Tuttavia questo non esclude la possibilità che sussista in un medesimo ente una pluralità di Organi che facciano riferimento al concetto più ampio di Organo Amministrativo. E’ il caso del Presidente che, spesso, è titolare di poteri propri esclusivi: laddove non vi sia un Consiglio di Amministrazione, diviene un Organo Amministrativo a sé stante. Un ragionamento simile può essere fatto per il Segretario o per il Consiglio di Amministrazione, Organo monocratico o collegiale con poteri operativi. Si può sostenere che l’Organo Amministrativo di un Ente può essere espresso all’interno di un Ente Associativo da più Organi rispetto ai quali la distribuzione delle competenze potrà essere liberamente definita da parte dell’Assemblea dei Soci. Gli amministratori devono compiere le loro attività in ottemperanza a quanto stabilito dallo statuto per il raggiungimento dello scopo dell’Associazione.
ORGANI NON NECESSARI – ORGANI DI CONTROLLO
Altri Organi, considerati non necessari, ma quasi sempre presenti nelle Associazioni sono gli Organi di Controllo. Questi organi possono essere distinguersi tra Organi di controllo della vita intra-amministrativa (Collegio di Probiviri, Commissione per le garanzie statutarie) e Organi di controllo della vita amministrativa (Collegio dei revisori, Collegio sindacale). Composizione, funzionamento e durata dei primi sono stabiliti dallo Statuto, mentre la normativa vigente prevede l’obbligatoria presenza di Organo di revisione a scopi di tutela della pubblica fiducia nei comportamenti altruistici di tali Enti.
PATRIMONIO
Per l’analisi dell’elemento patrimoniale di un ente associativo è necessario sottolineare la distinzione tra associazioni riconosciute e associazioni non riconosciute. Per le associazioni aventi personalità giuridica il patrimonio è elemento essenziale: la legislazione prevede che debba essere di entità sufficiente a raggiungere lo scopo dell’associazione stessa, ma non prevede nulla circa la sua composizione. Nel corso della vita dell’associazione gli amministratori hanno l’obbligo, almeno una volta all’anno, di convocare l’assemblea dei soci, in sede ordinaria, per approvare il bilancio: in questo modo è permesso ai soci e ai terzi di conoscere le variazioni del patrimonio che l’associazione ha subito nell’anno in forza delle entrate e delle uscite economiche. Le principali fonti di entrata che permettono all’associazione di considerarsi ente non commerciale, che devono essere specificate nello statuto, possono classificarsi in:
- le quote di iscrizione all’associazione;
- i contributi annui ordinari ed eventualmente straordinari;
- le quote di eventuali diverse categorie di Soci;
- i versamenti volontari degli associati;
- gli atti di liberalità, cioè sovvenzioni, donazioni o lasciti testamentari;
- i contributi da parte di enti locali, istituti di credito e organismi internazionali nonché di altri soggetti privati.
Le associazioni non riconosciute hanno la facoltà di non dotarsi di patrimonio, in quanto non è considerato elemento essenziale per la loro costituzione; in questo caso l’elemento di garanzia per i terzi creditori è la responsabilità personale degli amministratori dell’associazione. Nel caso in cui sia dichiarata l’estinzione dell’Associazione o disposto il suo scioglimento, il Codice Civile prevede che i beni residuati dopo la liquidazione siano devoluti secondo quanto disposto dall’atto costitutivo o dallo statuto.
I LIBRI SOCIALI
I libri sociali rappresentano la memoria di tutte le attività svolte dall’Associazione verso i Soci e verso i terzi; documentazione rilevante ai fini di stabilire le responsabilità all’interno dell’associazione. La buona tenuta dei libri sociali dà come risultato una visione sempre limpida e aggiornata di tutte le varie operazioni svolte dall’Ente. Oltre ai libri necessari per l’amministrazione economico-finanziaria dell’Ente (libro giornale e libro inventari) vi sono altri libri che configurano la vera e propria rappresentazione della vita associativa dell’Ente:
- libro soci: riporta i dati anagrafici in termini cronologici degli associati; in questo libro bisogna annotare l’iscrizione dei nuovi soci in ordine progressivo, devono essere riportati i dati anagrafici del Socio, la data di prima adesione, devono essere rilevabili effettivamente i rinnovi periodici delle quote sociali e vanno annotate le decadenze da socio;
- libro verbale degli Organi Direttivi (Consiglio di Amministrazione, Comitato esecutivo, Consiglio Direttivo): riporta le verbalizzazioni degli incontri del Consiglio Direttivo con le discussioni effettuate e le decisioni prese sui diversi punti all’ordine del giorno, firmate dal Presidente e dal Segretario della seduta e approvate dallo stesso Organo sociale;
- libro verbale Assemblea Soci: riporta le verbalizzazioni degli incontri dell’Assemblea con le discussioni effettuate e le decisioni prese sui diversi punti all’ordine del giorno, firmale dal Presidente e dal Segretario della seduta e opportunamente approvate dallo stesso Organo sociale;
- libro verbale di ogni altro organo sociale definito a livello statutario: riporta le verbalizzazioni degli incontri con le discussioni effettuate e le decisioni prese sui diversi punti all’ordine del giorno.
I libri sociali non sono soggetti ad obbligo di vidimazione, né a specifiche modalità di tenuta. Il Presidente, in concorso con un segretario verbalizzatore, dovrà adottare una forma di redazione degli atti che segua sostanzialmente lo schema storico evitando abrasioni o cancellature:
- indicazione della tipologia di riunione (Assemblea Soci, Consiglio di Amministrazione, etc);
- indicazione della data e del luogo della riunione;
- indicazione dei presenti ed assenti con eventuale giustificazione;
- indicazione della regolarità della convocazione e preferibilmente dell’o.d.g.;
- stesura delle delibere in ordine cronologico, per come effettivamente assunte, indicando sempre l’unanimità o la maggioranza dell’espressione di voto e, soprattutto, la tipologia di provvedimento adottato con relativo impegno di spesa.
In alcuni casi è obbligatoria la vidimazione per i libro soci (Organizzazioni di volontariato iscritte al registro di cui alla L. 266/91), che può essere fatta solamente da un notaio.
Tutti i libri sociali sopracitati possono essere regolati dalle eventuali scelte stabilite nello Statuto, con riferimento all’ordinaria diligenza nella loro tenuta, cioè a modalità concrete per rispettare i principi di trasparenza e di documentazione verso terzi. Le modalità possono essere sintetizzate come segue:
- registri numerati e bollati;
- numerati semplicemente;
- fogli mobili, staccati;
- numerazione dei singoli verbali.
Nel caso in cui i libri sociali non siano regolati dallo Statuto, si fa riferimento alle disposizioni del Codice Civile per i seguenti problemi:
- le interlinee;
- i trasporti a margine;
- le abrasioni;
- le leggibilità delle correzioni;
- il numero di righe per foglio (in relazioni alla sola imposta di bollo).
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PECULIARITA’ DELL’ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO
L’Associazione che voglia diventare Associazione di Volontariato (L. 266/91) ha l’obbligo di inserire, eventualmente modificandolo, in Statuto i seguenti requisiti:
- l’assenza di fini di lucro, anche indiretto;
- la democraticità della struttura;
- l’elettività e la gratuità delle cariche associative;
- la gratuità delle prestazioni fornite dagli aderenti;
- i criteri di ammissione e di esclusione dei soci;
- gli obblighi e i diritti dei soci;
- obbligo di formazione del bilancio;
- le modalità di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea dei soci.
La presenza di questi requisiti consente l’iscrizione dell’Associazione negli appositi registri, istituiti presso la Regione e le provincie, in modo tale da poter essere titolare della legislazione di favore, ossia poter accedere a contributi pubblici, poter stipulare convenzioni, poter beneficiare di agevolazioni fiscali.
NOTE PRATICHE PER LA COSTITUZIONE
Per costituire una associazione sono necessari i seguenti documenti:
- Atto Costitutivo
- Statuto
- Certificato di attribuzione del Codice Fiscale
E’ possibile richiedere il Codice Fiscale presso l’Agenzia delle Entrate territorialmente competente (prendendo come riferimento la sede legale dell’associazione) utilizzando il modulo AA5. La richiesta deve essere inoltrata dal Rappresentante Legale dell’associazione o da un suo delegato, provvisto di delega e fotocopia della Carta d’Identità del Presidente.
Risulta utile ricordare che, tra gli adempimenti formali dell’associazione, vi è quello di aggiornare l’Agenzia delle Entrate (utilizzando il medesimo modulo) di ogni variazione relativa alla richiesta del Codice Fiscale: ad esempio cambiamento del nome, della sede, del Presidente, ecc. Eventuali modifiche dovranno essere comunicate entro 30 giorni; questo non comporterà la modifica del Codice Fiscale attribuito ma riguarderà esclusivamente l’aggiornamento dei dati relativi.
Una associazione può essere costituita con atto pubblico o scrittura privata autenticata, presso un notaio che attribuisce certezza legale all’atto; oppure con scrittura privata registrata: cioè provvedendo alla registrazione dell’Atto Costitutivo e dello Statuto all’Ufficio del Registro presso l’Agenzia delle Entrate.
L’associazione ottiene la registrazione con la consegna del modulo “Richiesta di registrazione”, unitamente all’originale e alla copia dell’Atto Costitutivo e dello Statuto; inoltre è necessaria la ricevuta dell’avvenuto pagamento tramite F23 bancario dei tributi richiesti per la registrazione.
Le spese per la registrazione sono le seguenti:
- ODV: Euro 5.16 Tributi vari
- APS: Euro 168.00 Imposta di registrazione + Euro 5.16 Tributi vari + Imposte di bollo (una marca da bollo da Euro 14.32 ogni cento righe del documento)
- ONLUS: Euro 168.00 Imposta di registrazione + Euro 5.16 Tributi vari
